Les 5 bonnes raisons de faire confiance à la signature électronique

Qui est concerné par le regroupement de credit

La signature électronique est une démarche innovante qui facilite la vie des entreprises et celle des consommateurs : CREATIS vous donne 5 bonnes raisons d’y avoir recourt.

Introduction

Dans l’ère de la digitalisation et de l’innovation, il est toujours important d’être à jour, afin de ne pas prendre de retard par rapport à la concurrence.


Notre manière classique de certifier notre accord sur un contrat, quel qu’il soit, repose sur une signature manuscrite. Mais depuis quelques temps, les choses se passent de plus en plus en ligne, sur internet, par visio-conférence, notamment depuis l’adaptation mondiale suite à la crise sanitaire.


Pour pallier cette problématique de « distance », et de dématérialisation des documents, la signature s’est modernisée pour laisser place à la signature électronique : un procédé qui permet de garantir l’identité du signataire, que le document n’a pas été modifié entre le moment où l’auteur l’a signé et le moment où il est consulté, et de valider la date de signature.


Voyons ensemble pour quelles bonnes raisons, toutes les entreprises devraient avoir recours à la signature électronique pour faciliter les démarches avec leurs clients.

Gain de temps et d’espace

En tant que professionnel, le moment d’attente de la signature du client est toujours très long, et bloque la poursuite des démarches dans l’établissement d’une prestation. En tant que client, le fait de devoir se bloquer un créneau d’1h30 pour se rendre chez le prestataire, ou bien imprimer le contrat, le signer, et le renvoyer par voie postale, n’est pas toujours très pratique.


Avec la signature électronique, fini les déplacements chez un client ou prestataire, plus besoin d’organiser des rendez-vous spécifiques ou de consacrer du temps à cette démarche. Pour le client, c’est une meilleure organisation de son quotidien. Pour le prestataire, c’est du temps gagné pour accélérer les démarches contractuelles.


La signature électronique, permettant de réduire la part des documents en version papier à signer manuellement, est un bon procédé pour optimiser le stockage. En général, pour les documents papier, ils sont archivés et stockés dans des pièces dédiées, et doivent être gardés pour une longue durée. Aujourd’hui, Les documents peuvent être envoyés, transférés, utilisés et stockés de façon numérique. Tous les documents peuvent être retrouvés en quelques clics, là où il fallait plusieurs minutes, voire plusieurs heures auparavant.

Réduction des coûts

La signature électronique permet en effet de réduire le budget annuel d’une entreprise lié aux contrats de prestation. En effet, pour une signature manuelle, il fallait initialement imprimer le contrat (coûts de papier, d’encre, de maintenance de l’imprimante) et l’envoyer par la poste (coûts d’affranchissement), ou bien se déplacer pour le transmettre en main propre (coûts d’essence, d’entretien automobile). Maintenant, les documents sont transférés par mail et ne nécessitent pas d’être imprimés.


Cette diminution des coûts peut sembler insignifiante par rapport au budget total d’une entreprise, mais elle fait réellement la différence à la fin de l’année, surtout pour les entreprises qui traitent beaucoup de documents.

Responsabilité sociétale

Il est évident que l’utilisation de la signature électronique est très bénéfique pour notre environnement. En effet, en limitant l’achat de papier, d’enveloppes, et la circulation de documents papier, cela a un réel impact sur la déforestation. Egalement, la diminution des contrats papier permet d’éviter la surconsommation de cartons ou pochettes plastiques pour le stockage, ou bien de stylos pour les signatures.


Cependant, le stockage numérique commence tout doucement à être une source de pollution. En effet, les serveurs stockant tous les documents numériques chauffent énormément, et cela a un impact considérable sur le réchauffement climatique. Il faut donc régulièrement penser à supprimer les documents et mails dont nous n’avons plus besoin.

Sécurité

Nous pourrions penser que la signature électronique est moins sécurisée que la signature manuscrite sur un document papier. Or c’est une donnée sûre, très protégée, qui dispose d’une empreinte numérique.


Il faut savoir qu’un document signé électroniquement est beaucoup plus difficile à falsifier qu’un document papier, car il est impossible de copier ou réécrire votre signature électronique. D’autant plus qu’il faut généralement procéder à une authentification pour avoir accès à ces documents numériques.


Aussi, la gestion numérique des fichiers permet d’éviter la dissimulation, le vol, ou la perte, et offre une meilleure traçabilité des documents.

Image de marque

En offrant aux clients l’avantage de pouvoir signer électroniquement des contrats, depuis n’importe quel appareil (tablette, ordinateur ou smartphone) et à distance (pendant des vacances, ou depuis le domicile), cela a deux bénéfices :

  • Une expérience et une satisfaction client optimale
  • Une belle image d’entreprise et une bonne qualité de service perçue

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